Importancia de los Sistemas de Información Empresarial

Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales.

Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de información, los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros.

Con frecuencia, el uso de la tecnología de información para la globalización y la reingeniería de procesos empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas de información que ayudan a una empresa a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizándolos para desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa una ventaja estratégica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una empresa. Estrategias de costo, por ejemplo, utilizando sistemas de manufactura asistidos por computadora para reducir los costos de producción, o crear sitios Web en Internet para comercio electrónico (e-business), con el fin de reducir los costos del marketing. Estrategias de diferenciación, como desarrollar maneras de utilizar la tecnología de información para diferenciar productos o servicios de una empresa, de los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los productos o servicios como poseedores de atributos o beneficios únicos. Por ejemplo, suministrar servicios rápidos y completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas de marketing como objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y servicios que le atraen.

Clasificación de los Sistemas de Información Empresarial

Podemos agrupar los SIE en dos grandes apartados:                        

1.      SIE clásicos o tradicionales

2.      SIE recientes

·         SI que atienden al nivel de dirección y a las actividades de ejecución de la empresa.

o   Nivel Operativo: Del nivel directivo operativo dependen todas las operaciones básicas y totalmente rutinarias de la empresa. Esta información es mecanizada por los sistemas de información conocidos como TPS (Sistema de Procesos de Transacciones), EDP (Electronic Data Processing) o CPD (Centro de Proceso de Datos).Los mandos operativos reciben información de los EDP, así como informes y consultas para su toma de decisiones; estos últimos constituyen los SI conocidos como MRS(Sistemas Generadores de Informes para la Dirección): son sistemas que tienen en la generación de informes una de sus principales tareas. Los EDP y los MRS, ambos para ayudar a la toma de decisiones estructuradas, forman el SI operativo.

o   Nivel Táctico: Estos SI deben permitir a los mandos intermedios planificar sus recursos, medir el rendimiento de sus departamentos, decidir cómo realizar mejor las operaciones de control y formular las reglas de decisión destinadas al nivel operativo. Los SI de este nivel son los TPS (Sistema de Procesos de Transacciones), MRS (Sistemas Generadores de Informes para la Dirección) y DSS (Sistema de Soporte a la Decisión). Los requisitos de la información que necesita este nivel táctico son:-Debe permitir planificar a los directivos medios: objetivos, planes, programas, presupuestos. Permitirá calcular el grado de incumplimiento de lo planificado, así como detectar la causa y analizar las alternativas de corrección de la situación.

o   Nivel Estratégico: Deben posibilitar a los mandos estratégicos planificar y controlar dentro de su nivel directivo. Los SI utilizados aquí son los DSS (Sistema de Soporte a las decisiones) y los EIS (Sistema de Información para el directivo). Aparte de estos tres sistemas de información el SIE es útil para gestionar el conocimiento de la empresa. De esta manera nos encontramos con:

DW (Data Warehouse) o Almacenes de datos. Es un conjunto de datos agregados, históricos y organizados útiles para apoyar a los DSS.-La información almacenada en un DW debe ser explorada para descubrir relaciones entre los datos. Al conjunto de herramientas que permite al usuario extraer este conocimiento se conoce como Data Mining.

 ES (ExpertSystems). Los sistemas expertos son utilizados para resolver  problemas complejos relativos a determinadas partes de la empresa. Se utilizan para decisiones estructuradas de gran complejidad situadas en los niveles tácticos y operativos.

·         SI en relación con las áreas funcionales de la empresa, es decir, las distintas funciones existentes en la misma. Los sistemas de información para el área económico-financiera (Sistemas de facturación y de control de inventario) para el área de producción (Sistemas de Gestión de Operaciones de fabricación, control de calidad y de diseño), el de comercialización (Sistemas de control de ventas y análisis de mercado) y de Recursos Humanos (sistemas de gestión de nóminas, contratación de personal, producción, evaluación de la productividad).

·         SI en función de la naturaleza de las operaciones.

SIE (Video)

Funciones de un Sistema de Información Empresarial

Un sistema de información empresarial realiza tres actividades:

1.      Recibe datos de fuentes internas o externas.(INPUTS)

2.      Almacena información y actúa sobre los datos para procesarlos.(PROCESSING)

3.      Distribuye información procesada para el usuario final .(OUTPUTS)

Es muy importante la elección de un código eficaz de representación de la información. Por lo tanto, para que sea eficaz debe realizar sistemáticamente cuatro funciones generales:

1.       Recogida y Registro de la Información: es la actividad de  registrar o captar  información para que pueda ser utilizada de manera adecuada con posterioridad, sin errores y con el menor costo posible. Esta fase se materializa al crear soporte físico adecuado para el tipo de información a captar.

2.       Acopio o Acumulación: consiste en agrupar información recogida en lugares y momentos diferentes en el tiempo, esperando ser tratadas en cantidades convenientes o en el momento más adecuado.

3.       Tratamiento o Transformación: Supone la manipulación a efectuar con la información para pasar los datos de base a los resultados utilizando unos medios más concretos Estas manipulaciones comprenden cálculos elementales efectuados en un orden determinado.

4.       Difusión de la Información: consiste en crear informaciones elaboradas con vistas a su explotación para la dirección y gestión. La difusión de la información debe realizarse de manera legible y en el soporte adecuado, en el momento en el que se precise, y a quienes la dirección de la compañía autorice su acceso.

Evolución de los Sistemas de Información en la Empresa

El sistema de información y su funcionamiento en la empresa han experimentado, un proceso evolutivo en el tiempo. Así, el proceso de evolución y aprendizaje a partir del cual la empresa ha generado un sistema de información cada vez más capaz de satisfacer sus necesidades de información, se puede entender de las cinco fases o etapas siguientes:

1.       Primera Etapa: a través del análisis del sistema de información se pretenden desarrollar únicamente procedimientos de tipo manual, para organizar mejor los documentos o papeles que genera el periodo de administración empresarial.

2.       Segunda Etapa: se empieza a impulsar la aplicación de las tecnologías de la información al proceso de datos (contabilidad, nominas, facturación, etc.), a la toma de decisiones y a las comunicaciones por separado. Es la época en la que se incorpora a las organizaciones los Primeros Centros de Proceso de Datos (CPD´s).

3.       Tercera Etapa: aparecen en las estructuras organizativas una nueva área funcional, los departamentos de informática o sistemas de información, cuya misión es tratar de resolver los problemas derivados de la gestión de la información. Constituye la aparición de Los Sistemas de Información  para la Dirección (MIS).

4.       Cuarta etapa: las organizaciones van adoptando una estrategia cada vez más activa y comprometida en el uso de la información y comienzan a buscar en ella y en los sistemas de gestión de la misma, el medio para conocer más sobre el entorno. Esta fase de transición se correspondería con la aplicación generalizada de los sistemas integrados, así como una aplicación paulatina de los nuevos instrumentos de soporte para la decisión (DSS) y sistemas expertos.

5.       Etapa Final o Actual: se pretende integrar la información con la estrategia corporativa, utilizando las nuevas tecnologías de la información para concebir nuevas formas de diseño, fabricación y venta de productos o servicios tradicionales; nuevas formas de relacionarse con los clientes, y nuevas formas de competir y crecer. 

Evolución de las TIE: video

Informática Empresarial

El sistema de información empresarial constituye el conjunto de recursos de la empresa que sirven como soporte para el proceso básico de captación, transformación y comunicación de la información.

Los elementos fundamentales que constituyen un sistema de información son:

• La información: es decir todo lo capturado, almacenado, procesado y distribuido por el sistema.
• Las personas: quienes introducen y utilizan la información del sistema.
• Los equipos de tratamiento de la información e interacción con los usuarios: hardware, software y redes de comunicación
• Las normas y técnicas de trabajo: métodos utilizados por las personas y las tecnologías para desarrollar sus actividades.

Un sistema de información debe ser eficaz y eficiente. Es eficaz si facilita la información necesaria, y es eficiente si lo realiza con los menores recursos posibles.